Inventário e Acuracidade
Inventário de estoque é uma listagem completa de todos os produtos armazenados no estoque de uma empresa. Esse inventário identifica, classifica e determina o valor de cada produto. O inventário de controle de volume serve para certificar que o seu controle de estoque está de fato correto. Ou seja, se a empresa terá uma organização quanto a sua estocagem.
Dessa forma, caso sua indústria tenha comprado produtos e materiais em excesso ou caso tenham ocorrido extravios e perdas do estoque, o inventário verifica as informações e permite que sua equipe haja de forma eficaz para solucionar o problema.
Qual a importância do inventário de estoque?
- Melhoria na gestão de estoque.
- Melhoria no atendimento ao cliente.
- Melhoria na organização do estoque.
- Redução de perdas.
- Redução de desperdícios.
- Redução de custos.
- Auxílio para atender requisitos da legislação.
Com o estoque inventariado regularmente, sua indústria consegue atender melhor os pedidos de seus clientes, evitando atrasos e problemas com o estoque. Além disso, sua estocagem fica mais organizado, o que reduz perdas e desperdícios. Assim, há uma redução geral dos custos desse setor é importante em uma indústria.
Para fechar, o inventário de estoque auxilia a sua indústria a entregar informações fiscais para o governo, evitando diferenças entre os dados.
Tipos de inventário de estoque
Periódico
Também chamado de cíclico, este tipo de inventário acontece de acordo com atualização do estoque e movimentação de mercadorias da empresa. Ele pode ser diário, semanal ou mensal.
Rotativo
Muito confundido com o inventário de estoque cíclico, esta modalidade também é feita em períodos
pré-estabelecidos. Mas ela tem o objetivo de identificar falhas no armazenamento de mercadorias e outros problemas, como data de validade vencida e extravios.
Parcial
Empresas de porte alto ou que possuem uma variedade de produtos muito grande adotam este inventário de estoque, que também recebe o nome de dinâmico. Neste caso, apenas uma parte do estoque é verificado com maior frequência. O critério a ser usado diversifica de acordo com a necessidade da empresa. Os perecíveis e os que sofrem com mudanças climáticas podem entrar nesse processo de averiguação mais frequente.
Anual
Considerado o mais simples, é feito no final do ano fiscal. Este tipo de inventário de estoque geralmente é adotado pelas empresas que realizam uma grande compra de produtos não-perecíveis para suprir a necessidade pelo período de um ano.
Geral
Como o próprio nome diz, nesta modalidade é avaliado todo o estoque da empresa de uma vez, desde os produtos utilizados internamente até os que são comercializados. Por ser um processo longo, é possível não ser adotado por empresas muito grandes e com ampla variedade de produtos.
Como fazer um bom inventário de estoque?
Defina o tipo de inventário de estoque
Avalie o porte da sua empresa, o tipo de mercadoria comercializada e a movimentação no armazém para identificar qual tipo de inventário de estoque se encaixa melhor no seu negócio.
Reserve um dia e horário para realizar o inventário de estoque
Fazer este processo em um dia de grande movimentação dentro do armazém pode não ser o ideal. Portanto, defina um dia e horário de pouco movimento e que não haverá chegada de novas mercadorias.
Capriche no detalhamento dos produtos
Quanto mais informações a equipe extrair dos produtos, mais organizado será o inventário de estoque. Esta riqueza de detalhes vai ajudar, inclusive, na localização e armazenamento dos produtos.
Mantenha a organização do estoque
Um local desorganizado pode comprometer a qualidade e o tempo de execução da tarefa. Um bom inventário de estoque precisa permitir que a equipe organize melhor o estoque e classifique os produtos para agilizar a movimentação e sua localização.
Faça a contagem e cheque
O inventário de estoque é um processo longo, porque exige uma atenção redobrada. Logo, nunca deixe de conferir as informações coletadas antes de dar a tarefa por finalizada. Você pode recontar o produto logo após a primeira checagem ou recontar ao final de todo o processo.
Use a tecnologia a seu favor
A automação e os softwares especializados agilizam diferentes processos dentro do setor logístico e aumentam a segurança. Utilizá-los pode aumentar a confiabilidade do inventário de estoque, porque ajudam a identificar erros e oportunidade de melhoria na execução das atividades.
Melhores Praticas Inventário
Buscando otimizar recursos para realização dos inventários, resumimos informações necessárias para inventários eficazes, com melhores práticas e usando o sistema da Kaizen Solutions.
- Organização: Área de vendas e estoques organizados mitigam o risco de erros de contagem.
- Metodologia: Se sua empresa leva a sério o controle dos estoques, escolha uma metodologia de contagem que garanta uma acuracidade de 99% em peças e em valores. Em empresas com mix de produtos, aonde determinadas linhas possuem semelhança, a contagem de peça é a mais recomendada. Fuja da contagem por múltiplos.
- Contagem Cega: Todas as contagens, recontagens, auditorias e apurações de divergências devem ser “cegas”, ou seja, o contador não pode saber qual o saldo de estoque, em qual foi a primeira/ segunda contagem, para não induzir o resultado.
- Inventário Rotativo: Com equipe própria ou terceirizada, adote a prática de inventários rotativos nos produtos de alto risco. Seu controle ficará melhor, suas ações terão maior rapidez e a qualidade do inventário geral poderá ser medida.
- Análise dos Inventários: Mantenha uma equipe interna que faça a validação dos inventários, desde a contagem até o saldo contábil. Procedimentos com cut-off de notas fiscais e congelamento do estoque são importantíssimos para que a atualização dos estoques e mensuração das perdas seja adequada.
- Importância: O inventário não é um evento. É um procedimento de auditoria e gestão. A loja e sua gestão devem ter essa consciência e preparar-se desde o primeiro dia após o último inventário. E não no dia anterior.
- Auditoria: Durante o inventário, deve-se auditar as contas realizadas para medir a qualidade e identificar agentes que estejam distorcendo o procedimento.
- Divergência: Comparar o saldo de estoque com a contagem realizada, no dia do inventário, é uma excelente prática para certificar/corrigir as perdas que surgirem deste confronto.
- Visões de Análise: A equipe da análise de inventários, deve ter à mão diversas visões da investigação. Por exemplo, deve acender a “luz vermelha”, se medicamentos apresentarem perdas altas ou sobras/faltas, forem reversões do inventário anterior mal realizado.
- Análise da Diferença em Módulo: Atenção para a soma das percas e sobras, desprezando o sinal. Produtos não “nascem” dentro do estoque. Muitas vezes, percas baixas são enganosas, porque são o resultado de sobras altas, que podem ocorrer por erros de contagem ou saldo de estoque irregular.
As principais vantagens dos inventários são:
- Como processo contínuo, o rotativo, estará sempre se aperfeiçoando com a execução.
- Pessoas praticando contagens contínuas produzem melhores resultados.
- O processo de inventário rotativo acaba sendo mais barato, na medida em que não provoca picos de custos.
- A ênfase do inventário está na eliminação das causas, não das consequências.
- Inventário rotativo é contagem contínua ao longo do ano.
- Inventário rotativo facilita a detecção e correção, em menor tempo.
- Itens de curva A são contados com maior frequência que itens curva C.
- Frequência de contagem pode ser determinada por classificação ABC. Algumas empresas optam por contar apenas itens com movimentação no dia anterior.
- Inventário não aponta fontes de erros, mas localiza divergências.
- A realização sob pressão pode ser mais prejudicial que benéfica, então, o tempo para realização do inventário. determina a qualidade.
Check-list para preparação do inventário
- Assegurar que o depósito esteja limpo e organizado na ocasião do inventário.
- Remover, demarcar e identificar todo material obsoleto.
- Verificar se todos os endereços a serem contados estão identificados com etiqueta.
- Para inventário geral, deve comunicar a todos os interessados que os recebimentos e expedições serão interrompidos.
- Identificar os itens no aéreo que estão sem etiqueta UAL.
- Definição da equipe da gestão. Quantos, quais e quem vai gerenciar o inventário, da montagem a atualização. Os que serão os responsáveis pelo suporte aos contadores, tirar dúvidas ou auxiliar com algum recurso.
- Definição da equipe de contagem. Definir quantos e quais serão os contadores para cada depósito, nível e/ou tipo de produto, conforme tipo de
equipamento disponível.
- Definição de equipamentos. Quais equipamentos serão utilizados para contar cada nível, conforme quantidade de operadores.
- Treinamento dos envolvidos no processo de montagem, gestão e contagens.
Gestão do inventário
- Como será definido as quebras das contagens do inventário.
- Acompanhamento do número de contagens.
- Onde deve definir a partir de qual contagem será feito intervenção e não liberar a ordem de contagem, e enviar a contagem para um contador específico fazer uma auditoria detalhada e definitiva.
- Auditoria do resultado do inventário para atualização dos endereços.
- Auditoria do resultado do inventário com o estoque gerencial, com todas as suas conformidades.
Inventário no Sistema
Configuração de Inventário
A configuração de inventário é feita por empresa em Manutenção > Configurações > Inventário.
Contagem
Considerar estoque como primeira contagem: Considera o estoque atual como a
primeira contagem realizada.
Considerar somente produtos selecionados ao gerar.
Inventário por produto: Ao
realizar inventário por produto, irá conciliar somente os produtos selecionados mesmo que
haja mais produtos no mesmo endereço.
Tipo de Inventário
Inventários Anuais
Esse tipo de inventário se rege por uma contagem de bens de uma empresa em todo fechamento de ano.
Em geral é realizado na última semana do ano, sem esse inventário, não é possível saber se a empresa obteve resultados durante o ano vigente.
Inventários Periódicos
As empresas que adotam o inventário periódico, realizam uma contagem juntamente com uma atualização do estoque em períodos preestabelecidos, que poderão ser semanais, quinzenais, mensais e trimestrais. Nessas situações, as vendas por si só não atualizam o números automaticamente, porém, será somente em uma nova verificação. Essa periodicidade no qual o inventário é atualizado está relacionada com o fluxo de movimentações do seu empreendimento. Esse tipo de inventário é mais indicado para as empresas que não possuem maiores movimentações de estoque ou que tem grandes reposições de mercadorias junto aos fornecedores.
Inventário Permanente
A empresas que usam este tipo de inventário realizam uma atualização do estoque em tempo real, toda vez que uma mercadoria entra ou sai dos depósitos. É claro que se os relatórios forem fidedignos, o empreendedor deve procurar o auxílio de um software de gestão que tenha uma função de controle de estoques integrada. Assim, o sistema fará o controle de forma automática, reduzindo a incidência de falhas humanas. A vantagem desse tipo de inventário é obter dados atualizados a qualquer momento, de forma que o gestor não ficará dependente de contagens que só irão ocorrer em datas determinadas.
Inventários Geral
Esse tipo de modelo é o mais simples, todos os itens que compõem a empresa. Sendo necessário que os produtos sejam verificados e não somente os colocados à venda precisarão ser controlados, mas os demais também. Nesse tipo são conferidos os itens do almoxarifado, os insumos, as mercadorias para revenda, o maquinário e materiais de uso e consumo diários, o que é muito útil para a avaliação dos patrimônios da empresa. Realizando a soma da conferência com o ativo imobilizado, é possível ter uma maior clareza, exercendo um controle mais efetivo sobre o valor patrimonial do seu negócio.
Rotativo
O inventário rotativo refere-se à contagem do estoque que é realizada periodicamente, em
intervalos regulares ao longo do ano, sejam eles diários, mensais, bimestrais, semestrais,
etc. Cada contagem é concentrada em um conjunto determinado de itens, sendo que ao
final de um período de tempo, todo o estoque estará contabilizado.
Configuração
Configure o inventário da empresa.
- Único S/ considerar estoque: É um inventário que realiza a contagem duas vezes, pois não considera o estoque.
- Rotativo por produto: É um inventário que realiza a contagem por produto selecionado.
- Rotativo considerar estoque: É um inventário que realiza a contagem uma vez, pois o considera como a primeira contagem.
Filtros
Tem a opção de filtrar por endereço, produto e marca.
Ao clicar no funil, irá mostrar opções de filtrar por data e outros tipos de situações que os produtos podem se encontrar, como por exemplo: produtos com ocorrência, movimentações de recebimento, estoque positivo.
- Produtos com Ocorrência: Quando há produtos com ocorrência, por exemplo, produto bloqueado, avariado, em falta.
- Movimentações de Expedição: Quando há movimentações de expedição, ou seja quando o sai do CD.
- Movimentações de Recebimento: Quando há movimentações de recebimento, ou seja quando produto chega no CD.
- Movimentações Internas: Quando há alguma movimentação interna, por exemplo, abastecimento ou troca de endereço.
- Estoque Positivo: Quando o produto no estoque está positivo.
- Estoque Negativo: Quando o produto no estoque está negativo.
- Estoque Zerado: Quando o produto no estoque está zerado, nem positivo e nem negativo.
O inventário poderá ser por endereço, produto ou marca.
Nos endereços não podem ter movimentações pendentes e ficarão bloqueados até o
término do inventário.
Os produtos selecionados devem possuir estoque.
Resumo
Mostra a quantidade de endereços de pickings, pulmões, e com restrições que podem ser por exemplo, por endereços bloqueados, movimentações pendentes, mostra também a estimativa do tempo médio de contagem.
Quebra O.C
A quebra de Ordem de Contagem, a cada "quebra" gera uma O.C que pode ser contada por uma pessoa, ou seja tem 2 O.C, 2 pessoas podem contar, isso serve para agilizar o processo do inventário, por exemplo: Tem 10 prédios para ser inventariados, a divisão é feita através dos prédios, que podem ser "quebrado" por 5, haverá 2 O.C.
Parâmetros
O Parâmetro é onde escolhe quais funcionários irão fazer as contagens.
Gestor de inventário
Monitore o inventario através dos status, enquanto outro profissional faz no no Ks-Mob.
Ks-MOB
1) Abra, a parte de inventário, e bipe um código do equipamento para começar.
2 )Bipe o produto no endereço.
3) Irá aparecer a quantidade abaixo e poderá passar para o próximo endereço quando tiver finalizado.
4) Tem a opção de cancelar, aperte sim para apagar e não para cancelar.
Ks -Tools
Acuracidade é a precisão e exatidão de dados e informações, quando há ausência de erros ou equívocos. Monitore a conformidade. Nesta tela conseguimos observar por exemplo, quantidade de inventário, os status, para verificar quanto falta para finalizar o inventário, um resumo de quantos inventários foi executado e encerrado, uma média de contagem por minuto e a cobertura de inventário.
Nesta tela podemos observar, por exemplo como está o andamento de cada O.C através do status, as posições, previsão de término, os gráficos de contagem, média de contagem da hora, a quantidade de Sku's, acurácia, e os Ranking do Contadores.
O Ranking do Contadores, mostra quem conta mais, para os gestores ter mais controle sobre o progresso do inventário.
Nesta tela, dentro da O.C podemos ver quantidade de endereços e produtos.
Acuracidade
A acuracidade logística é uma das métricas mais importantes para as operações no atacado distribuidor. Sem informações precisas, a empresa não pode planejar ou fazer previsões — causando falhas na cadeia de suprimentos, aumento dos custos e insatisfação dos clientes.
Neste sentido, trata-se de uma métrica simples, mas que pode se tornar responsável por vários efeitos negativos em efeito cascata caso não seja bem acompanhada. Por outro lado, o acompanhamento das correções logísticas permite que os gestores tomem decisões mais precisas e tenham uma visão mais ampla sobre toda a cadeia de suprimentos.
O termo “acuracidade” tem origem na palavra inglesa “accuracy” e traz em seu significado a ideia de precisão. Em Logística, significa ter informações exatas sobre os produtos estocados, ou seja, ter uma equivalência entre o que está registrado no sistema e o que realmente consta no armazém físico. Na prática, essa precisão quer dizer que quando um colaborador for para o local do registro, a peça estará lá, no local exato, na quantidade registrada por lote ou número de série e rotulada corretamente.
Nesse sentido, a conformidade de Estoque indica o nível de qualidade e confiabilidade da informação contida nos sistemas de controle, em relação à existência física dos itens. Nos casos em que essa informação não confere com o saldo real, dizemos que não tem acuracidade.
Como calcular à acuracidade logística?
Uma empresa depende da acuracidade logística para manter seus sistemas de produção e atendimento ao cliente. Para que esses registros sejam realmente precisos, eles devem conter informações precisas nas seguintes áreas:
- Quantidade disponível.
- Localização do estoque.
- Unidade de medida.
- Número da peça.
Se qualquer um desses itens em um registro de inventário estiver errado, todo o conjunto de informações pode ser considerado suficientemente incorreto para tornar o registro inteiro inútil. Por exemplo, a quantidade em estoque pode ser totalmente precisa, mas se o código do local estiver errado, a equipe de manuseio de materiais não conseguirá encontrar o item. Ou, se o número da peça estiver errado, um componente não pode ser usado. Consequentemente, o cálculo da acuracidade logística deve incluir todos esses elementos.
Para calcular à acuracidade logística, é possível considerar cada item separadamente ou o total armazenado. Em ambas as situações, basta dividir o número contabilizado no estoque físico pelo que consta no sistema e multiplicar por 100:
Acuracidade = Nº de itens contabilizados no estoque / Nº de itens que constam no sistema x 100
Como aumentar à acuracidade logística?
O passo inicial é fazer uma revisão detalhada dos processos. Isso tendo em mente que é preciso entender a sequência do raciocínio coerente das atividades logísticas executadas na operação, sempre tendo os objetivos estratégicos da área (e do negócio) como eixo norteador.
A partir disso, vale a pena verificar se alguma melhoria ou ajuste é necessária já nessa análise inicial. Invariavelmente, os gargalos começam a ficar mais visíveis quando se faz uma averiguação rigorosa. E isso também ajuda a “sair do automático” e começar a pensar em métricas e indicadores de desempenho que facilitam o controle acurado dos processos.
Organize o armazém, ter um espaço totalmente organizado para armazenar o estoque é crucial para um fluxo tranquilo de recebimento de mercadorias e atendimento de pedidos. O estoque deve ser categorizado de forma que o estoque de entrada seja armazenado de forma eficiente – e os itens armazenados sejam fáceis de serem encontrados e acessados para processar pedidos de venda.
Uma empresa pode perder dinheiro com custos de mão de obra (desperdício de tempo e dinheiro com métodos de armazenamento ineficazes), bem como com a retenção de clientes se os pedidos não forem atendidos no prazo devido à perda de estoque ou sistemas de armazenamento e entrega com lentidão.
Veja algumas dicas para organizar o armazém e aumentar à acuracidade logística:
- Exibir mapas do armazém em áreas comuns para a equipe ver.
- Fornecer sinalização clara com descrições de itens.
- Rotular áreas, categorias e até unidades individuais, se necessário.
- Etiquetar as prateleiras vazias onde o estoque normalmente estaria.
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